Teletreball a ACTIUM Digital pel COVID-19

El teletreball és una realitat imposada en gran part de les llars del nostre país en els últims dies. Si a la teva empresa encara no heu pres cap decisió per a dur-ho a terme, t’expliquem la nostra experiència per si t’ajuda a decidir-te.

I és que davant de la situació generada pel Coronavirus, Covid-19, i amb l’objectiu de preservar la salut de tot l’equip d’ACTIUM Digital i els seus familiars, el dimarts 10 de març es va decidir prendre les següents mesures preventives:

• Anular l’assistència a congressos i esdeveniments.
• Potenciar les reunions per videoconferència, amb eines corporatives ja consolidades, com Microsoft Teams.
• Aplicar el teletreball a la seu de Madrid, posat que la capacitat tecnològica d’aquesta seu va permetre la implementació de forma ràpida, efectiva i segura.
• Es va crear un pla de contingència per aplicar el teletreball a la resta de seus que es va començar a aplicar des del dimecres 11 de març per la tarda.
• Enviament de protocol i recomanacions d’higiene a tot el personal en el que s’especificaven punts com: evitar el contacte físic, mantenint certa distància i evitant encaixades de mans o petons; evitar el fitxatge amb la petjada dactilar i fer-ho a través de la intranet; rentar-se les mans amb aigua i sabó... etc.

Estem orgullosos de dir que en 2 dies van aconseguir que el 90% del nostre equip pogués treballar en remot des de casa seva i que en 4 dies ja som el 100% de l’equip qui teletreballem.

Com hem afrontat el COVID-19 a ACTIUM Digital?

Quan es va prendre la decisió de teletreballar existien uns obstacles que superar com:

• L’ampliació de recursos de servidors per a què més usuaris poguessin realitzar teletreball. Fins al moment, només ho feia l’equip comercial, però a dia d’avui també treballem tot l’equip de no desenvolupadors, és a dir, gestor de projectes, de departament... etc.
• Habilitar els equips dels programadors perquè arranquin sols pel matí i així facilitar la connexió des de casa perquè pels programadors fos com si estiguessin a l’oficina.
• Adaptar la centraleta per a poder tenir extensions amb veu IP, de manera que l’equip de suport pogués seguir atenent les trucades dels clients amb el teletreball, utilitzant un telèfon mòbil o l’ordenador.

Totes aquestes barreres es van superar ràpidament i per a seguir connectats amb la resta del departament s’ha augmentat l’ús de Microsoft Teams i mòbils a mode d’extensió.

No utilitzem VPN per seguretat, per evitar que dades confidencials es moguin a un ordenador particular, evitant així possibles hackejos. Al seu lloc, tecnològicament s’ha optat per VMWare Horizon, el qual només transmet vídeo, mantenint totes les dades segures als servidors i equips instal·lats a les oficines.

Consells per a teletreballar i no morir en l'intent 

 Existeixen algunes pautes que t’ajudaran a fer més amè i suportable la teva feina si has de teletreballar des de casa i a fer-ho de manera eficient i productiva.

• Mantenir l’horari de treball i de pauses per dinar, és important no aïllar-se i no perdre contacte amb l’equip. Si no es realitza així, correm el perill d’enrederir l’inici de la jornada i allargar la seva fi.
• Vestimenta i neteja personal, tenir la mateixa rutina que es disposa quan es va a treballar a l’oficina, mai realitzar-lo amb pijama o similar, transmet una sensació equivocada.
• Tenir música o ràdio de fons, per a no tenir la sensació de “buit” quan es treballa i donat que normalment hi ha bullici a l’oficina, et permetrà no tenir un xoc tant dur.
• Diferenciar l’espai de treball al normal del teu habitacle, no és recomanable  utilitzar el menjador de casa teva, ja que posteriorment assimiles aquesta zona com un lloc per a treballar i no relaxar-te a casa teva.
• Mai s’ha de realitzar el teletreball des del sofà o el llit, millor una taula alliberada d’espai, que no s’associï a l’oci.
• Professionalitat: recorda que hi ha el risc durant els primers dies de teletreball de caure en la “deixadesa” al realitzar les tasques, gestionar trucades,... Hem d’estar operatius, que la gent que ens necessiti pugui comptar amb nosaltres de la mateixa manera que si estiguéssim a l’oficina.

L’equip d’ACTIUM Digital tenim molt clar que el teletreball és una eina per a facilitar-nos la flexibilitat de no traslladar-nos fins a unes oficines, però que encara que ens quedem a casa, no es tracta d’un període vocacional i que s’ha de seguir operatiu i sent professional.

Eines que facilitan el teletreball

A continuació et deixem una llista d’eines que utilitzem de forma habitual al nostre equip i que van fenomenal pel teletreball:

• Trello: és una plataforma que t’ajudarà a organitzar-te amb panels drag & drop, etiquetes i assignació de tasques per persones. Trello és molt intuïtiva i fàcil d’utilitzar. Al nostre equip de màrqueting li funciona de meravella!
• Microsoft Teams: és una eina que forma part del paquet 365 de Microsoft Office i que és perfecta per a compartir arxius entre equips, així com per a realitzar vídeo trucades, mantenir converses a través de xat, treballar des de la plataforma sense necessitat de descarregar documentació...etc.
• Asana: permet gestionar l’organització i estructura dels projectes de manera molt visual perquè tots els membres de l’equip puguin produir de manera ràpida i eficaç.
• Slack: vols xatejar amb els teus companys de feina? Slack és una gran eina de comunicació que et permet enviar documents i imatges de tot tipus (PDF, Word, Excel, JPG, PNG,...) i a més a més enviar-se gifs divertits per amenitzar una mica la jornada laboral.
• Pocket: trobes contingut molt interessant però no tens temps de llegir-lo? Guarda’l a Pocket! Funciona a mode de calaix on emmagatzemar contingut i revisar-lo quan tinguis temps. Et permet organitzar-lo per etiquetes, arxivar-lo o eliminar-lo.
• Gitlab: l'utilitzen els programadors del nostre equip per a treballar de forma asíncrona des de qualsevol lloc i sense la necessitat d'estar ubicats en el mateix espai. L'utilitzen per allotjar i documentar codi dels projectes, així com tenir control de les diferents versions que es desenvolupen. A més a més, també serveix com a canal de comunicació per fer seguiment de les tasques pendents, en desenvolupament i finalitzades.  
• We Transfer: has d’enviar documents de gran pes a algun company i/o client? We Transfer és una eina basada en el núvol dissenyada per la transferència d’arxius. Disposa d’un servei gratuït i un altre de pagament (segons les necessitats).

Aquestes són solament algunes de les que utilitzem actualment al nostre equip, però n’hi ha moltes d’altres que funcionen perfectament com Dropbox, Notion, Zoom,...

Esperem haver-te ajudat i recorda que si tens dubtes sobre el teletreball o si t’agradaria disposar de plataformes que t’ho permetin, posa’t en contacte amb nosaltres a través del correu electrònic [email protected] i un dels nostres consultors especialistes en la transformació digital de les empreses es posarà en contacte amb tu tant aviat com pugui.