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¿Por qué una Plataforma de Gestión digital de documentos?

Digitaliza la forma de gestionar los documentos de tu empresa y sus procesos asociados

Incrementa la eficiéncia en la gestión documental de tu empresa

Optimitza la gestión de todos los documentos digitales facilitando todos los procesos de gestión interna como la firma digital.

Personaliza WorkFlows, departamentos, tipología de documentos y estructura de carpetas

Implanta una solución adaptada a las características y necesidades específicas de tu empresa.

Simplifica el trabajo del día a día de tus empleados

Un entorno web, junto a un diseño usable y responsive hace que la plataforma se de fácil uso y permite trabajar desde cualquier lugar y momento.

¿Quieres saber cómo te puede ayudar el gestor de documentos y expedientes digitales?

Deja que te mostremos todo los procesos asociados a tus documentos y expedientes digitales que podrás gestionar con nuestra plataforma.

CONTACTA AHORA CON NUESTROS CONSULTORES

Transformando la gestión de los documentos y firmas digitales

El portafirmas permite almacenar en la nube los certificados digitales para firmar con total garantía y seguridad:

  • Circuito de firma y/o validaciones

    con un procedimiento de firma predefinido o libre, permitiendo automatizar el proceso.

  • Listado de todas las firmas

    con un potente buscador y filtro que permite disponer de todos los documentos digitales de la empresa, conocer su estado e información destacada de un vistazo.

  • Firma masiva

    para poder realizar la firma digital de varios documentos digitales a la vez.

"Muchas soluciones permiten digitalizar el "caos". Con la plataforma DDSM lo eliminarás obteniendo una gestión más simple y fácil."

Director eCityclic.

Ventas

Funcionalidades del módulo de Gestión Documental

  • Generación de documentos

    Crear nuevos documentos en la propia plataforma, digitaliza documentos desde el equipo multifunción o sube documentos desde tu dispositivo.

  • Documento único

    La plataforma incluye el concepto de documento único, de modo que aunque se trabaje en diferentes módulos y usuarios, sigue siendo sobre el mismo documento.

  • Tipología de documentos

    Crea diversas tipologías de documentos para facilitar la organización, clasificación y futura búsqueda en la plataforma.

  • Gestión de tareas

    Se pueden crear tareas asociadas a otros usuarios para solicitar una gestión sobre ese documento, y facilitar el seguimiento de su estado desde el propio documento.

Y en la edición de documentos

  • Edición en línia

    Se incorpora la funcionalidad de edición de los documentos en las aplicaciones de escritorio (Word y Oppen Office) guardando automáticamente todos los cambios en la plataforma.

  • Plantillas de documentos

    Pueden crearse docuemntos desde plantillas predefinidas. Se incorporarán de forma automática en la plantilla toda la información y metatags asociadas como el título del documento, fechas, usuario, o cualquier otro campo.

  • Edición de metadatos

    Vinculación automática en el momento de realizar un pedido a los acuerdos pactados con el cliente (plazos de pago, descuentos, …etc).

  • Trazabilidad de modificaciones

    Se pueden visualizar y trazar todas las acciones realizadas sobre un documento.

"Muchas soluciones permiten digitalizar el "caos". Con la plataforma DDSM lo eliminarás obteniendo una gestión más simple y fácil."

Director eCityclic.

Gestiona los procesos asociados a los documentos o expedientes digitales:

  • Tramitación por fases

    Facilita el trabajo colaborativo y ordenador con expedientes que pueden ir estableciéndose diferntes trámites y fases entre diferentes usuarios.

  • Listado de todos los expedientes

    Los usuarios podrán visualizar en una vista todos los expedientes y realizar un filtrado avanzado para visualizar los documentos que desean.

  • WorkFlow y procedimientos guiados

    Los usuarios serán indicados de los trámites y acciones a seguir, con toda la información asociada: plazos de tiempo, campos personalizado...

"Muchas soluciones permiten digitalizar el "caos". Con la plataforma DDSM lo eliminarás obteniendo una gestión más simple y fácil."

Director eCityclic.

Metodología

Tu proyecto de Gestión de documentos digitales

Realizamos una sesión inicial para entender cómo transformar la gestión interna de la empresa.

Nuestro consultor, se sentará junto a vosotros para conocer los tipos de documentos, procedimientos, expedientes, procesos, cuadro de clasificación y toda la gestión alrededor de los documentos en vuestra empresa.

Además, os trasladamos nuestra experiencia para todas las dudas en temas como la firma digital, WorkFlow, digitalización….

Si quieres, empezamos por un piloto para facilitar la transición hacia lo digital.

Realizamos el Set-Up técnico y la implantación de la plataforma de gestión de documentos

Nuestro equipo de consultores os acompañará durante todo el proyecto para parametrizar y adaptar el gestor a vuestra entidad: tipología de documentos, certificados digitales, roles y permisos de los usuarios…

Se puede implantar la solución en servidores propios, o despreocuparse de la infraestructura, alojar la solución en un servidor cloud Microsoft Azure.

Realizaremos una formación para facilitar la completa autogestión de la plataforma

Una de las grandes ventajas de la plataforma DDSM es su gran usabilidad y la facilidad de aprendizaje, que permite entender rápidamente su funcionamiento.

¡Tanto los administradores, como los usuarios, como los mismos empleados estarán familiarizados con la gestión de documentos digitales en pocos días!

Todo lo que necesitas para que tu plataforma se mantenga funcionalmente operativa en todo momento.

Nuestro equipo de soporte te acompaña en todo momento y te resolverá todas las dudas que puedas tener tanto a nivel funcional como a nivel técnico.

El servicio de mantenimiento te permite estar tranquilo ya que nos ocupamos de solucionar los posibles fallos que presente la plataforma y la mantenemos actualizada.

Tecnología

Diseño y desarrollo propio

Hemos diseñado la plataforma DDSM para dar solución a los problemas de gestión documental que tienen las empresas y entidades públicas, buscando una plataforma adaptada a las necesidades digitales de los empleados y su forma de trabajar:

Entorno web y diseño adaptado a dispositivos móviles.
Interfaz usable para mejorar la experiencia de los usuarios.
Posibilidad de almacenamiento en el Cloud con certificado ENS.
Autogestión sin necessidad de conocimientos informáticos
Plataforma modular y escalable, permitiendo una implantación progresiva.
Usuarios ilimitados y con acceso a los WebServices (API Pública).

Impulsa la transformación digital

Implementa las nuevas tecnologías para automatizar procesos, minimizar costes y maximizar la eficiencia.

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